Privacy Policy
Bij DataBalk staat uw privacy hoog in het vaandel. We doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen en transparantie te waarborgen in de manier waarop we uw informatie verzamelen, gebruiken en beschermen.
1. Gegevensverzameling:
Wij verzamelen persoonsgegevens om onze diensten te leveren en te verbeteren. Dit omvat accountgegevens, contactgegevens en alle andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze diensten.
We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn en zorgen ervoor dat deze rechtmatig, eerlijk en transparant worden verwerkt.
2. Gebruik van gegevens:
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven en zoals overeengekomen met onze klanten.
Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
3. Gegevensbescherming:
Gegevens tijdens de overdracht worden beschermd met TLS 1.2 of hoger en gegevens in rust worden versleuteld met AES-256.
We implementeren strenge toegangscontroles en herzien regelmatig onze beveiligingspraktijken om gegevensbescherming te waarborgen.
4. Rechten van de gebruiker:
Gebruikers hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen en de verwerking ervan te beperken.
Verzoeken kunnen worden ingediend via ons beleid voor verzoeken van betrokkenen door contact op te nemen met privacy@databalk.nu.
5. Transparantie:
We gebruiken banners en mededelingen binnen onze applicaties om gebruikers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens.
Aangepaste privacy verklaringen kunnen worden weergegeven zoals vereist door onze klanten.
6. Bewaring van gegevens:
We houden ons aan de standaard bewaartermijnen voor gegevens en kunnen het bewaarbeleid aanpassen om aan specifieke eisen van de klant te voldoen.
Gegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
7. Delen van gegevens:
Wij delen geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of op grond van de wet.
Geaggregeerde metrische gegevens op hoog niveau worden gerapporteerd aan clients voor metrische gegevens op basis van verbruik.
8. Cookies:
We gebruiken cookies om de gebruikerservaring te verbeteren en het verkeer op de site te analyseren. Cookievoorkeuren kunnen worden beheerd via onze CookieBot-integratie.
Voor zorgen of vragen over privacy kunt u contact opnemen met ons privacy team op privacy@databalk.nu.
Algemene Voorwaarden & Privacy
______________________________________________________________________________
Gebruiksvoorwaarden
Door gebruik te maken van deze website en de webapplicaties, gaat u akkoord met de volgende Gebruiksvoorwaarden. “DataBalk” verwijst naar DataBalk, B.V., een geregistreerd bedrijf in Nederland.
Intellectuele eigendomsrechten (IP-rechten)
Tenzij anders aangegeven, worden de website, webapplicaties en hun inhoud door ons verstrekt en beschermd door auteursrechten en andere wetten van de Verenigde Staten van Amerika en/of buitenlandse landen. Wij behouden ons alle intellectuele eigendomsrechten voor die niet uitdrukkelijk zijn verleend in deze Gebruiksvoorwaarden.
U mag geen inhoud en relevante informatie, merken of logo's gebruiken in enig persbericht, advertentie of ander promotie- of marketingmateriaal of media, hetzij schriftelijk, mondeling, elektronisch, visueel of in enige andere vorm, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk toegestaan door DataBalk. Om deze schriftelijke toestemming te verzoeken, gebruik de contactfunctie op deze website.
Vrijwaring
Deze website (inclusief, maar niet beperkt tot enige inhoud of ander deel daarvan) bevat alleen algemene informatie en mag niet worden beschouwd als professioneel advies of diensten.
Deze website wordt geleverd zoals deze is, en wij doen geen uitdrukkelijke of impliciete verklaringen of garanties met betrekking tot de website. DataBalk is niet aansprakelijk voor enig verlies, schade, kosten, claims of klachten veroorzaakt door het gebruik van deze website.
Beperking van aansprakelijkheid
Het gebruik van deze website en webapplicaties is op eigen risico en u neemt de volledige verantwoordelijkheid en het risico van verlies als gevolg van uw gebruik, inclusief, maar niet beperkt tot, verlies van service of gegevens.
DataBalk garandeert niet dat deze website veilig, foutloos of vrij van virussen of kwaadaardige code zal zijn. Bepaalde links op deze website kunnen leiden naar websites, bronnen of tools die worden beheerd door derden waarover wij geen controle hebben. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de privacy- of beveiligingspraktijken van andere websites of het misbruik van informatie door andere websites.
De bovenstaande disclaimers en beperkingen van aansprakelijkheid zijn van toepassing voor zover maximaal toegestaan door de wet, hetzij in contract, statuut, delict (inclusief, maar niet beperkt tot, nalatigheid) of anderszins. Wij behouden ons het recht voor om de inhoud van deze Gebruiksvoorwaarden te wijzigen. De gewijzigde versie zal beschikbaar zijn op de website. Als u vragen heeft, kunt u de contactfunctie op deze website gebruiken.
Het is uw verantwoordelijkheid om op de hoogte te zijn van eventuele herzieningen van deze Gebruiksvoorwaarden door deze webpagina te lezen. Uw voortdurende gebruik van deze website en webapplicaties na wijzigingen in deze Gebruiksvoorwaarden betekent uw akkoord met de herziene Gebruiksvoorwaarden.
Privacybeleid - Van kracht vanaf februari 2024.
Dit Privacybeleid ("Beleid") beschrijft hoe wij uw Persoonsgegevens verzamelen, verwerken en delen. We beschrijven ook de rechten en keuzes van gebruikers met betrekking tot hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en andere belangrijke informatie. Lees dit Beleid zorgvuldig door.
Voor meer informatie over ons Privacybeleid voor Personeelszaken, klik hier. Voor individuen, klanten, partners en leveranciers gevestigd in de Republiek Zuid-Afrika, klik hier voor ons Zuid-Afrikaanse PAIA-handboek. Voor meer informatie over ons Informatiebeveiligingsbeleid, klik hier.
Wie Wij Zijn
Dit is het Beleid van DataBalk Inc. (“DataBalk,” “ons,” “onze,” of “wij”), een bedrijf gevestigd aan de Europalaan 101, 3526 KR Utrecht, Provincie: Utrecht.
Toepasselijkheid
Dit Privacybeleid is van toepassing op onze “Diensten” die onze websites omvatten die naar dit Privacybeleid linken/posten (inclusief eventuele subdomeinen of mobiele versies, de “Site(s)”), ons GRIP, CRM, CMS en andere softwareapplicaties (“Platform”), en de mobiele applicaties van DataBalk (de “Mobiele App(s)”).
Overeenkomst
Dit Beleid is opgenomen in de Gebruiksvoorwaarden die uw gebruik van onze Diensten regelen. Alle niet in dit Privacybeleid gedefinieerde termen hebben de definities die in onze Gebruiksvoorwaarden zijn opgenomen. Uw gebruik van onze Diensten geeft aan dat u kennis heeft genomen van de praktijken die in dit Beleid worden beschreven.
Derden en Onze Rol
DataBalk is een dienstverlener voor woningcorporaties (onze “Klanten”). Onze Diensten stellen onze Klanten, Huurders en Partners in staat om woning- en onderhoudsaanvragen, incidenten en verzoeken te beheren.
Dit Beleid beschrijft alleen hoe DataBalk Persoonsgegevens verwerkt. Dit Beleid is niet van toepassing op onze Klanten, noch beschrijft het hoe onze Klanten Persoonsgegevens verwerken, inclusief de Persoonsgegevens die wij namens hen verzamelen of verwerken. Onze Klanten kunnen uw Persoonsgegevens verwerken (inclusief tijdens het gebruik van onze Dienst) op manieren die niet worden beschreven in, of die afwijken van, de praktijken die in dit Beleid worden beschreven.
Dit Beleid is ook niet van toepassing op informatie die door andere derden wordt verwerkt, bijvoorbeeld wanneer u een website van een derde bezoekt of interactie heeft met diensten van derden. Raadpleeg het privacybeleid van derden voordat u informatie aan hen verstrekt.
Verwerking van persoonsgegevens
Soorten persoonsgegevens die we verwerken
We kunnen de volgende categorieën gegevens verwerken die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare personen ("persoonsgegevens"):
Identiteitsgegevens: Persoonsgegevens over u en uw identiteit, zoals uw naam, ID/rijbewijsnummer, geslacht, geboortedatum, foto/avatar, gebruikersnaam, persistente gebruikersidentificatoren/ID-nummer en biografische informatie.
Contactgegevens: Persoonsgegevens die worden gebruikt om een persoon te contacteren, zoals e-mailadres(sen), fysiek(e) adres(sen), telefoonnummer(s) of gebruikersnamen voor online diensten.
Apparaat/netwerkgegevens: Persoonsgegevens met betrekking tot uw apparaat, browser of applicatie, zoals IP-adressen, MAC-adressen, applicatie-ID/AdID/IDFA, identificatoren van cookies, navigatiegeschiedenis van sessies en vergelijkbare browsemeta-gegevens, en andere gegevens die worden gegenereerd via applicaties en browsers, inclusief cookies en vergelijkbare technologieën.
Audio/visuele gegevens: Persoonsgegevens vervat in audio- of visuele opnames of andere audio/video-inhoud.
Verzoekgegevens: Informatie over een gemeld verzoek, waaronder:
"Verzoekmetadata" bestaande uit algemene informatie die DataBalk maakt over een woning- of onderhoudverzoek, zoals verzoektype, verzoek categorie en locatie. Verzoekmetadata kan persoonsgegevens bevatten zoals apparaat/netwerkgegevens of locatiegegevens, maar zal geen identiteitsgegevens of bijzondere categorieën gegevens bevatten.
"Huur- en onderhoudsverslagen" bestaande uit inhoud verstrekt door Clientgebruikers, zoals beschrijvingen van het verzoek en het antwoord, en andere inhoud of gegevens die zij aan het verzoekrapport toevoegen met betrekking tot het verzoek of de persoon die het verzoek meldt. Verzoekverslagen kunnen persoonsgegevens en bijzondere categorieën gegevens bevatten voor zover verstrekt door de Clientgebruiker.
Afleidingsgegevens: Persoonsgegevens die zijn afgeleid over persoonlijke kenmerken en voorkeuren, zoals demografie, interesses, gedragspatronen, psychologische trends, aanleg of gedrag.
Locatiegegevens: Persoonsgegevens met betrekking tot uw precieze locatie, zoals informatie verzameld via de GPS, wifi of andere precise localisatiediensten van uw apparaat.
Bijzondere categorieën gegevens: Persoonsgegevens die ras, nationale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens of gegevens over seksueel leven of seksuele gerichtheid onthullen.
Hoe we persoonsgegevens verzamelen
We verzamelen persoonsgegevens op verschillende manieren, afhankelijk van de context waarin we die persoonsgegevens verwerken:
Gegevens die we van u verzamelen: We verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u een registratieformulier invult of rechtstreeks met onze dienst interactie heeft.
Gegevens die we van anderen ontvangen: We ontvangen persoonsgegevens van derden waarmee wij of een Cliënt een relatie hebben. Zo kunnen we bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens ontvangen van Cliënten of via integraties met de diensten van derden van onze Cliënten.
Automatisch verzamelde gegevens: We kunnen bepaalde persoonsgegevens automatisch verzamelen, bijvoorbeeld verzamelen we apparaat/netwerkgegevens automatisch met behulp van cookies en vergelijkbare technologieën wanneer u onze website bezoekt.
Hoe we persoonsgegevens verwerken: Cliëntdiensten
Registratie Cliëntgebruikersaccount
Gegevens: We verwerken identiteitsgegevens, apparaat/netwerkgegevens en contactgegevens wanneer Cliëntgebruikers zich registreren en een account op onze diensten aanmaken.
Gebruik: Namens de Cliënt gebruiken we identiteitsgegevens, apparaat/netwerkgegevens en contactgegevens zoals nodig om de accounts van Cliëntgebruikers te maken, te onderhouden en hen te informeren over hun account en de diensten/functies die zij aanvragen. Onder voorbehoud van de rechten en keuzes van gebruikers, kunnen we identiteitsgegevens en apparaat/netwerkgegevens ook gebruiken in verband met geaggregeerde analyses en interne processen en dienst verbetering, en kunnen we uw contactgegevens gebruiken in verband met marketingcommunicatie.
Platform gebruik
Gegevens: We verwerken identiteitsgegevens, contactgegevens en apparaat/netwerkgegevens wanneer Cliëntgebruikers toegang tot ons platform hebben en het gebruiken.
Gebruik: Namens de Cliënt gebruiken we identiteitsgegevens, apparaat/netwerkgegevens en contactgegevens zoals nodig om onze dienst te leveren, het platform te laten functioneren en de processen en transacties uit te voeren die de Cliënt of zijn Cliëntgebruikers aanvragen. Onder voorbehoud van de rechten en keuzes van gebruikers, kunnen we identiteitsgegevens en apparaat/netwerkgegevens ook gebruiken om onze diensten te verbeteren en in verband met geaggregeerde analyses en interne processen en dienst verbetering.
Mobiele applicatie
Gegevens: Als u onze mobiele apps gebruikt, verwerken we meestal identiteitsgegevens, contactgegevens, apparaat/netwerkgegevens en, indien geautoriseerd, locatiegegevens.
Gebruik: Namens de Cliënt verwerken we de identiteitsgegevens, contactgegevens, apparaat/netwerkgegevens en locatiegegevens zoals nodig om uw account aan te maken en de dienst te leveren en Cliënts- en Cliëntgebruikers-verzoeken uit te voeren. Waar geautoriseerd door de Cliënt of Cliëntgebruiker (zoals passend) en onder voorbehoud van de rechten en keuzes van gebruikers, kunnen we de identiteitsgegevens, contactgegevens, apparaat/netwerkgegevens en locatiegegevens ook namens de Cliënt verwerken in verband met het traceren en rapporteren van de locatie van Cliëntgebruikers aan de Cliënt, voor taaktoewijzing en apparatuurtracking, en om op te nemen in of toe te voegen aan verzoekrapporten. Tot slot kunnen we, onder voorbehoud van de rechten en keuzes van gebruikers, de identiteitsgegevens, apparaat/netwerkgegevens en locatiegegevens gebruiken in verband met geaggregeerde analyses en interne processen en dienst verbetering.
Verzoekrapportages en -communicatie
Gegevens: Wanneer iemand een verzoek bij een Cliënt meldt of op andere wijze rapporteert, of wanneer een Cliëntgebruiker een verzoek meldt of erop reageert, kunnen we namens die Cliënt identiteitsgegevens, audio/visuele gegevens, contactgegevens, apparaat/netwerkgegevens, verzoekgegevens en afleidingsgegevens verwerken. Indien geautoriseerd, kunnen we ook locatiegegevens verzamelen als de meldende/reagerende partij ervoor kiest om zijn locatie te delen, of extra audio/visuele gegevens als de meldende/reagerende partij ervoor kiest om video of afbeeldingen van zijn apparaat te delen. Deze persoonsgegevens kunnen bijzondere categorieën gegevens bevatten of onthullen.
Gebruik: Identiteitsgegevens, audio/visuele gegevens, contactgegevens, apparaat/netwerkgegevens, verzoekgegevens en afleidingsgegevens die worden gebruikt in Verzoekrapporten worden door DataBalk namens zijn Cliënten verwerkt zoals nodig om de door de Cliënt gevraagde diensten uit te voeren (zoals noodhulpfuncties, gespreksopnamen en -analyse, vastlegging van verzoeken, verzoekanalyse en -beheer, enz.). Daarnaast kunnen we, onder voorbehoud van de rechten en keuzes van gebruikers, apparaat/netwerkgegevens of locatiegegevens die in Verzoekmetadata zijn opgenomen verwerken in verband met geaggregeerde analyses en interne processen en dienst verbetering.
Zo verwerken we uw persoonsgegevens: DataBalk
Cookies en soortgelijke technologieën
Gegevens: Wij en bepaalde derde partijen kunnen Apparaat/Netwerk-gegevens en Afleidingsgegevens verwerken wanneer u interacteert met cookies en soortgelijke technologieën op onze website. We kunnen deze gegevens ontvangen van derden voor zover dat is toegestaan door de betreffende partner. Houd er rekening mee dat privacybeleid van derden van toepassing kunnen zijn op deze technologieën en de verzamelde informatie.
Gebruik: In verband met onze gerechtvaardigde belangen om de gebruikerservaring en efficiëntie van onze diensten te bieden en te verbeteren, en informatie te begrijpen over de apparaten en demografie van bezoekers van onze diensten, gebruiken we de Apparaat/Netwerk-gegevens en Afleidingsgegevens (i) voor "essentiële" of "functionele" doeleinden, zoals het inschakelen van verschillende functies van de diensten zoals het onthouden van uw gebruikersnaam of wachtwoord door uw browser, het handhaven van een sessie of ingelogd blijven nadat een sessie is beëindigd; en (ii) voor analyse- en prestatie-doeleinden van de site, zoals het bijhouden hoe de diensten worden gebruikt of presteren, hoe gebruikers betrokken raken en door de diensten navigeren, welke sites gebruikers bezoeken voordat ze onze diensten bezoeken, hoe vaak ze onze diensten bezoeken en andere soortgelijke informatie.
Opmerking: Sommige van deze technologieën kunnen worden gebruikt door derden om u over platforms, apparaten, sites en diensten te identificeren. Klanten kunnen ook toegang hebben tot informatie, zoals rapporten en analyses, die via deze diensten worden gegenereerd. Zie "Rechten en keuzes van gebruikers" voor informatie over hoe u zich kunt afmelden voor het gebruik van deze technologieën.
Marketing communicatie
Gegevens: We kunnen Identiteitsgegevens, Apparaat/Netwerk-gegevens en Contactgegevens verwerken in verband met e-mailmarketingcommunicatie, waaronder, indien toegestaan: (i) wanneer u zich registreert voor een account en ervoor kiest je in te schrijven, of door de Klant wordt ingeschreven, voor het ontvangen van marketingcommunicatie; (ii) wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt of interesse toont in onze producten en diensten; en (iii) wanneer u onze marketingcommunicatie opent of ermee interactie.
Gebruik: We gebruiken Identiteitsgegevens en Contactgegevens zoals nodig om marketingcommunicatie te versturen, en in overeenstemming met onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen kunnen we u marketingcommunicatie en promotionele communicatie sturen als u zich inschrijft voor dergelijke communicatie of diensten van ons afneemt. We kunnen ook Apparaat/Netwerk-gegevens en Contactgegevens verwerken wanneer u interactie heeft met onze communicatie in verband met onze interesse in het begrijpen van communicatierespons en openingspercentages. Zie "Rechten en keuzes van gebruikers" voor informatie over hoe u deze verwerking kunt beperken of uitschakelen.
Geaggregeerde analyses
Gegevens: We verwerken Identiteitsgegevens, Apparaat/Netwerk-gegevens, Aanvraaggegevens, Afleidingsgegevens en Locatiegegevens in verband met het maken van geaggregeerde analyses.
Gebruik: Onder voorbehoud van de rechten en keuzes van gebruikers gebruiken we deze gegevens om geaggregeerde analyses te maken met betrekking tot trends in het gebruik en de prestaties van onze diensten, over patronen en responstijden van aanvragen, apparaatgebruik, aanvraagtrends, om te begrijpen welke aspecten van onze producten en diensten het meest relevant zijn voor gebruikers, en om andere rapporten te maken over patenten in aanvragen en het gebruik van onze diensten die we of onze Klant van tijd tot tijd kunnen opvragen. Geaggregeerde analyses zullen geen informatie bevatten waaruit een individu redelijkerwijs kan worden geïdentificeerd.
Interne processen en dienst verbetering
Gegevens: We verwerken Identiteitsgegevens (geanonimiseerd zodat een individu niet persoonlijk identificeerbaar is), Apparaat/Netwerk-gegevens, Aanvraaggegevens, Afleidingsgegevens en Locatiegegevens in verband met ons werk aan het verbeteren van onze interne processen en onze Dienst.
Gebruik: We kunnen alle persoonsgegevens die we via onze diensten verwerken gebruiken zoals nodig in verband met onze bedrijfsbelangen om het ontwerp van onze diensten te verbeteren, om een gepersonaliseerde gebruikerservaring te creëren (zoals u bij naam begroeten of Klantgebruikers koppelen aan Klanten en Platform versies) en voor het waarborgen van de beveiliging en stabiliteit van het Platform. Daarnaast kunnen we deze gegevens gebruiken om te begrijpen welke delen van onze diensten het meest relevant zijn voor gebruikers, hoe gebruikers omgaan met verschillende aspecten van ons Platform, hoe onze diensten presteren of falen, of we kunnen het gebruik van de diensten analyseren om te bepalen of er specifieke activiteiten zijn die een informatiebeveiligingsrisico voor de diensten of onze Klanten en Geautoriseerde Gebruikers kunnen inhouden. We kunnen deze informatie ook gebruiken in verband met het aanbieden van nieuwe functies, producten en analysehulpmiddelen die door andere Klanten kunnen worden gebruikt. Zie "Rechten en keuzes van gebruikers" voor informatie over hoe u deze verwerking kunt beperken of uitschakelen.
Overige verwerking van persoonsgegevens
Als we persoonsgegevens in verband met onze diensten verwerken op een manier die niet in dit beleid wordt beschreven, is dit beleid nog steeds over het algemeen van toepassing (bijv. met betrekking tot de rechten en keuzes van gebruikers), tenzij anders vermeld wanneer u de gegevens verstrekt.
Houd er rrkening mee dat we, zonder uw toestemming of verdere kennisgeving aan u, en voor zover vereist of toegestaan door de wet, alle persoonsgegevens die onder het beleid vallen, kunnen verwerken voor doeleinden die geacht worden in het algemeen belang te zijn of anderszins door de wet vereist. We kunnen bijvoorbeeld informatie verwerken zoals nodig om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, de vitale belangen van personen te beschermen of anderszins in het algemeen belang of op verzoek van een overheidsinstantie. Zie de gegevensdelingssectie voor meer informatie over hoe we persoonsgegevens in buitengewone omstandigheden bekendmaken.
Gegevens delen
De informatie die we verzamelen, kan worden gedeeld met verschillende partijen, afhankelijk van het doel waarvoor en de context waarin die informatie werd verstrekt. Over het algemeen delen we persoonsgegevens met de volgende categorieën ontvangers:
Klanten: We verwerken gegevens namens Klanten en kunnen persoonsgegevens delen met Klanten voor zover deze informatie aan ons werd verstrekt voor verwerking namens de Klant, onder voorbehoud van de gegevensdeel-keuzes en -configuraties die door de Klant zijn gemaakt. Bijvoorbeeld alle Aanvraaggegevens, Identiteitsgegevens, Contactgegevens, Locatiegegevens, Apparaat/Netwerk-gegevens, Audio/Visuele of andere persoonsgegevens die door een Klantgebruiker zijn verstrekt of namens de Klant zijn verwerkt, kunnen met Klanten worden gedeeld.
Klantgebruikers: Afhankelijk van de instellingen van de Klant, kunnen we bepaalde informatie over Klantgebruikers delen met andere Klantgebruikers, zoals Identiteitsgegevens, Contactgegevens, Apparaat/Netwerk-gegevens, Audio/Visuele en/of Locatiegegevens wanneer (i) een Klantgebruiker reageert op een aanvraag; (ii) wanneer een Klantgebruiker is gekoppeld aan een Klant die het delen van andere Klantgebruikers voor operationele redenen toestaat; en (iii) wanneer Klantgebruikers zijn ingelogd op de mobiele app.
Zakelijke doeleinden: In verband met onze algemene bedrijfsvoering, product-/dienstverbeteringen, om bepaalde functies mogelijk te maken en in verband met onze andere gerechtvaardigde bedrijfsbelangen of andere zakelijke doeleinden, kunnen we uw persoonsgegevens delen met dienstverleners of subverwerkers die bepaalde diensten verlenen of gegevens namens ons verwerken. We kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van cloud-gebaseerde hostingproviders om onze diensten te hosten of informatie bekendmaken als onderdeel van onze eigen interne werkzaamheden, zoals beveiligingsactiviteiten, intern onderzoek, enz. Wanneer we informatie voor zakelijke doeleinden bekendmaken, kunnen we Identiteitsgegevens, Contactgegevens, Apparaat/Netwerk-gegevens, Audio/Visuele gegevens, Afleidingsgegevens, Aanvraaggegevens, Locatiegegevens en Bijzondere Categoriegegevens bekendmaken.
Gelieerde ondernemingen: Om bepaalde bedrijfsprocessen te stroomlijnen, producten en diensten te ontwikkelen die beter aansluiten op de interesses en behoeften van onze klanten, en onze klanten te informeren over relevante producten en diensten, kunnen we uw persoonsgegevens delen met al onze huidige of toekomstige gelieerde entiteiten, dochterondernemingen en moedermaatschappijen.
Opvolgers: Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld als we een bedrijfstransitie ondergaan, zoals een fusie, overname, liquidatie of verkoop van alle of een deel van onze activa. Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld onderdeel uitmaken van de over te dragen activa, of kunnen (onder voorbehoud van vertrouwelijkheidsverplichtingen) worden bekendgemaakt tijdens het due diligence-proces voor een potentiële transactie.
Wettelijke ontvangers: In beperkte omstandigheden kunnen we, zonder kennisgeving of uw toestemming, toegang krijgen tot en uw persoonsgegevens bekendmaken, alle door u verzonden of ontvangen communicatie, en alle andere informatie die we over u kunnen hebben, voor zover we geloven dat een dergelijke bekendmaking wettelijk vereist is, om een misdrijf te voorkomen of erop te reageren, om schendingen van onze Gebruiksvoorwaarden te onderzoeken, of in het vitale belang van ons of een andere persoon.
Let op: deze bekendmakingen kunnen worden gedaan aan overheden die niet dezelfde mate van bescherming van uw Persoonsgegevens garanderen als uw thuisrechtsgebied. Wij kunnen, naar eigen goeddunken (maar zonder enige verplichting), bezwaar maken tegen de bekendmaking van uw Persoonsgegevens aan dergelijke partijen.
Algemene voorwaarden en privacybeleid
Algemene voorwaarden
Door gebruik te maken van deze website en haar webapplicaties, gaat u akkoord met de volgende algemene voorwaarden. "DataBalk" verwijst naar DataBalk B.V., een geregistreerd bedrijf in Nederland.
Intellectueel eigendom
Tenzij anders aangegeven, worden de website, webapplicaties en hun inhoud door ons geleverd en zijn beschermd door het auteursrecht en andere wetten van de Verenigde Staten en/of andere landen. Wij behouden alle intellectuele eigendomsrechten die niet uitdrukkelijk in deze algemene voorwaarden zijn toegekend.
U mag geen enkele inhoud, informatie, merken of logo's gebruiken in persberichten, advertenties of ander promotie- of marketingmateriaal, in welke vorm dan ook, tenzij u hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gekregen van DataBalk. Om deze schriftelijke toestemming aan te vragen, kunt u gebruik maken van de contactfunctie op deze website.
Disclaimer
Deze website (inclusief maar niet beperkt tot de inhoud of andere onderdelen) bevat alleen algemene informatie en moet niet worden beschouwd als professioneel advies of diensten.
Deze website wordt "as is" aangeboden en we geven geen uitdrukkelijke of impliciete verklaringen of garanties met betrekking tot deze website. DataBalk is niet aansprakelijk voor enig verlies, schade, onkosten, claim of klacht die voortvloeit uit het gebruik van deze website.
Beperking van aansprakelijkheid
Uw gebruik van deze website en webapplicaties is voor eigen risico en u bent volledig verantwoordelijk voor het risico van verlies als gevolg van uw gebruik, inclusief maar niet beperkt tot verlies van diensten of gegevens.
DataBalk garandeert niet dat deze website beveiligd, foutvrij of vrij van virussen of kwaadaardige code zal zijn. Bepaalde links op deze website kunnen leiden naar websites, bronnen of hulpmiddelen die worden onderhouden door derden waarover wij geen controle hebben. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de privacy- of beveiligingspraktijken van andere websites of het misbruik van informatie door andere websites.
De bovenstaande disclaimers en beperkingen van aansprakelijkheid zijn in de ruimst mogelijke mate toegestaan door de wet, ongeacht of het om een contract, een wettelijke bepaling (inclusief, maar niet beperkt tot nalatigheid) of anderszins gaat. Wij behouden het recht voor om de inhoud van deze algemene voorwaarden te wijzigen. De gewijzigde versie zal op de website worden gepubliceerd. Als u vragen heeft, kunt u gebruik maken van de contactfunctie op deze website.
Het is uw verantwoordelijkheid om op de hoogte te blijven van eventuele herziene algemene voorwaarden door deze pagina regelmatig te raadplegen. Uw voortgezet gebruik van deze website en webapplicaties na wijzigingen in deze algemene voorwaarden betekent dat u akkoord gaat met de herziene algemene voorwaarden.
ISO/IEC 27001:2022 Compliance voor informatiebeveiliging
DataBalk past zijn systemen en diensten aan op basis van ISO/IEC 27001:2022 voor de integratie van het werkstroomproces voor woningaanvragen van huurder naar aanbieder. ISO/IEC 27001 is de internationale standaard voor informatieveiligheidsbeheersystemen (ISMS), audits en eisen. Zij stellen organisaties in alle sectoren en van alle groottes in staat om de beveiliging van activa, zoals financiële informatie, intellectueel eigendom, personeelsgegevens en informatie die door derden is toevertrouwd, te beheren.
Rechten en keuzes van gebruikers
Gebruikersrechten
Voor zover vereist onder de toepasselijke wetgeving, en onder voorbehoud van ons recht om toegang/openbaarmaking te beperken of te weigeren op grond van de toepasselijke wetgeving, kunt u de volgende rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen op het onderstaande adres.
Opmerking: DataBalk is in de eerste plaats een verwerker van de persoonsgegevens van zijn Klanten. Wij kunnen Klanten op de hoogte brengen van uw verzoeken met betrekking tot rechten, maar we zijn mogelijk niet in staat om direct verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens in te willigen, tenzij wij de beheerder van die informatie zijn of de noodzakelijke toegangsrechten hebben. DataBalk heeft mogelijk geen toegang tot of controle over alle of sommige persoonsgegevens die door Klanten worden beheerd. Neem voor verzoeken met betrekking tot gegevensrechten over door Klanten beheerde informatie rechtstreeks contact op met de Klant, en wij zullen de Klant indien nodig ondersteunen bij het voltooien van uw verzoek.
Toegang: U kunt een lijst ontvangen van uw persoonsgegevens die wij verwerken voor zover dat wettelijk is vereist en toegestaan.
Rectificatie: U kunt elke persoonsgegevens die wij over u bewaren corrigeren voor zover dat wettelijk is vereist en toegestaan. U kunt veel van de informatie die u rechtstreeks via de Dienst heeft verstrekt wijzigen via uw accountinstellingen.
Wissen: Voor zover vereist door de toepasselijke wetgeving, kunt u verzoeken dat wij uw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderen.
Gegevensoverdracht: Voor zover vereist door de toepasselijke wetgeving, zullen wij u een kopie van uw persoonsgegevens in een gangbaar, draagbaar formaat van onze keuze verstrekken.
Direct marketing: Klanten kunnen een lijst opvragen van persoonsgegevens die wij in het voorafgaande kalenderjaar over u aan derden hebben verstrekt voor direct marketingdoeleinden. Dit verzoek moet schriftelijk, ondertekend en per post aan ons worden gestuurd.
Contact met toezichthouder: U hebt mogelijk het recht om contact op te nemen met of een klacht in te dienen bij toezichthouders of toezichthoudende instanties over onze verwerking van persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op met uw plaatselijke gegevensbeschermings- of consumentenautoriteit.
Opmerking: Wij kunnen u vragen om aanvullende persoonsgegevens te verstrekken om deze rechten uit te oefenen, bijvoorbeeld informatie die nodig is om uw identiteit te bewijzen.
Keuzes van gebruikers
Het is mogelijk om sommige van onze diensten te gebruiken zonder persoonsgegevens te verstrekken, maar u kunt dan mogelijk geen toegang krijgen tot bepaalde functies of bepaalde inhoud bekijken. Voor zover vereist onder de toepasselijke wetgeving, en onder voorbehoud van onze rechten onder de toepasselijke wetgeving, kunt u de volgende keuzes hebben met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken.
Opmerking: DataBalk verwerkt persoonsgegevens voornamelijk namens zijn Klanten. Sommige keuzes zijn mogelijk alleen beschikbaar voor bepaalde Klanten en Klantgebruikers, en uw keuzes kunnen beperkt zijn op basis van de specificaties en vereisten van een Klant.
Toestemming: Als u toestemming geeft voor verwerking, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken, voor zover dat wettelijk is vereist.
Direct marketing: U hebt de keuze om u af te melden voor of uw toestemming in te trekken voor verwerking in verband met direct marketingcommunicatie. U hebt mogelijk een wettelijk recht om dergelijke berichten in bepaalde omstandigheden niet te ontvangen, in welk geval u alleen direct marketingcommunicatie zult ontvangen als u hiervoor toestemming geeft. U kunt uw keuze uitoefenen via de links in onze communicatie of door contact met ons op te nemen over direct marketing. Om u af te melden voor het verzamelen van informatie over e-mailopeningen, configureert u uw e-mail zodat deze geen afbeeldingen in onze e-mails laadt.
Locatiegegevens: U kunt de Locatiegegevens die wij verzamelen met onze mobiele app beheersen of beperken door uw voorkeuren in het menu voor locatiediensten van uw apparaat te wijzigen, of door uw keuzes met betrekking tot het gebruik van Bluetooth, wifi en andere netwerktechnologieën die u mogelijk gebruikt. Daarnaast kunt u het volgen en delen van locatiegegevens die via onze mobiele app worden verzameld uitschakelen door de locatiediensten voor DataBalk in uw instellingen menu uit te zetten, uit te loggen van de mobiele app of uw webbrowser te sluiten.
Cookies en vergelijkbare technologieën: Als u niet wilt dat informatie wordt verzameld met behulp van cookies en vergelijkbare technologieën, kunt u cookies (en bepaalde technologieën) beheren/weigeren via de instellingen van uw browser, of via eventuele menu's die wij u ter beschikking stellen. U moet u rechtstreeks bij de derde partij afmelden voor diensten van derden. U kunt bijvoorbeeld meer informatie vinden over of u afmelden voor de analytische diensten van Google op de website van Google Analytics, het Google Privacybeleid of de Google Analytics Opt-out. Houd er rekening mee dat onze Dienst momenteel niet reageert op uw browserinstelling 'niet volgen'.
Andere verwerking: U hebt mogelijk het recht op grond van de toepasselijke wetgeving om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens die we zonder uw toestemming uitvoeren in verband met onze legitieme bedrijfsbelangen. U kunt dit doen door contact met ons op te nemen over verzoeken met betrekking tot gegevensrechten. Houd er rekening mee dat we mogelijk niet verplicht zijn om de verwerking te stoppen of te beperken op basis van alleen dit bezwaar, en dat we in sommige gevallen door kunnen gaan met verwerking als onze belangen in de verwerking worden afgewogen tegen de privacy-belangen van individuen.
Beveiliging
We volgen en implementeren redelijke beveiligingsmaatregelen om de Persoonsgegevens die we verwerken, te beschermen. We delen echter soms Persoonsgegevens met of verwerken gegevens namens derden, zoals hierboven aangegeven. Hoewel we van onze dienstverleners kunnen eisen dat ze bepaalde beveiligingspraktijken volgen, hebben we geen controle over en zijn we niet aansprakelijk voor de beveiligingsprocessen van derden. We garanderen geen volmaakte beveiliging en bieden geen enkele garantie dat uw Persoonsgegevens of andere informatie die u ons verstrekt, veilig blijven.
Gegevensretentie
We bewaren Persoonsgegevens voor de hierboven vermelde periodes, of indien niet vermeld, zolang deze relevant blijven voor het doel of zolang wettelijk vereist (indien langer). Aangezien we Persoonsgegevens verwerken namens Klanten, kunnen we informatie bewaren voor de periodes die door de Klant worden verzocht of op verzoek van de Klant informatie verwijderen. We zullen de bewaartermijnen periodiek herzien en indien passend, kunnen we gegevens die voor langere periodes worden bewaard, anonimiseren of deïdentificeren.
Minderjarigen
Onze Diensten zijn bedoeld voor gebruik door Klanten en Klantgebruikers en zijn niet gericht op of bedoeld voor direct gebruik door personen jonger dan 16 jaar. Toegang tot of gebruik van de Diensten is niet toegestaan als u niet meerderjarig bent in uw rechtsgebied.
Internationale overdrachten
We hebben operaties en maken gebruik van dienstverleners in de Verenigde Staten. Als u zich buiten Nederland bevindt, kunnen uw Persoonsgegevens worden overgedragen naar Nederland. Nederland biedt mogelijk niet dezelfde wettelijke bescherming voor Persoonsgegevens als uw thuisland. Als u een inwoner bent van de Europese Unie, kunnen uw Persoonsgegevens worden overgedragen in overeenstemming met de Standaardcontractbepalingen, andere adequaatheidsmechanismen of op grond van uitzonderingen waarin het EU-recht voorziet.
Wijzigingen in ons Privacybeleid
We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina geplaatst met de ingangsdatum. Bezoek deze pagina regelmatig zodat u op de hoogte bent van onze laatste updates. Uw erkenning van deze wijzigingen of het gebruik van de Diensten na kennisgeving van wijzigingen (indien van toepassing) geeft aan dat u de wijzigingen accepteert.
______________________________________________________________________________
DataBalk Privacy Policy
______________________________________________________________________________
At DataBalk, your privacy is of paramount importance to us. We are committed to protecting your personal data and ensuring transparency in how we collect, use, and safeguard your information.
1. Data Collection:
We collect personal data to provide and improve our services. This includes account information, contact details, and any other data necessary for the performance of our services.
We only collect data that is necessary and ensure that it is processed lawfully, fairly, and transparently.
2. Data Usage:
Personal data is used solely for the purposes outlined in this policy and as agreed upon with our clients.
We do not use personal data for our own purposes without explicit consent from the data subject.
3. Data Protection:
Data in transit is protected using TLS 1.2 or higher, and data at rest is encrypted using AES-256.
We implement strong access controls and regularly review our security practices to ensure data protection.
4. User Rights:
Users have the right to access, correct, delete, and restrict the processing of their personal data.
Requests can be made through our data subject request policy by contacting privacy@databalk.nu.
5. Transparency:
We use banners and notices within our applications to inform users about the processing of their personal data.
Customized privacy statements can be displayed as required by our clients.
6. Data Retention:
We adhere to standard data retention periods and can adjust retention policies to meet specific client requirements.
Data is retained only for as long as necessary for the purposes for which it was collected.
7. Data Sharing:
We do not share personal data with third parties unless required for service delivery or by law.
Aggregated, high-level metrics are reported back to clients for consumption-based metrics.
8. Cookies:
We use cookies to enhance user experience and analyze site traffic. Cookie preferences can be managed through our CookieBot integration.
For any privacy concerns or inquiries, please contact our privacy team at privacy@databalk.nu.
Terms & Privacy
Terms of Use
By using this website and its web applications, you agree to the following Terms of Use. “DataBalk” refers to DataBalk, B.V. a registered company in the Netherlands.
Intellectual Property (IP) rights unless otherwise indicated, the website, web applications and its contents are provided by us which are protected by copyright and other laws of the European/or foreign countries. We reserve all intellectual property rights not expressly granted in these Terms of Use.
You may not use any of the content and relevant information, marks or logos in any press release, advertisement, or other promotional or marketing material or media, whether in written, oral, electronic, visual or any other form, except if expressly permitted in writing by DataBalk. To request this written permission, use the contact us feature on this website.
Disclaimer
This website (including without limitation any content or other part thereof) contains general information only, and should not be regarded as professional advice or services.
This website is provided as is, and we make no express or implied representations or warranties regarding it. DataBalk will not be liable for any loss, harm, damage, expense, claim or complaint caused by the use of this website
Limitation of liability
Your use of this website and web applications is at your own risk and you assume full responsibility and risk of loss resulting from your usage, including, without limitation, with respect to loss of service or data.
DataBalk does not warrant that this website will be secure, error-free or free from viruses or malicious code. Certain links on this website may lead to websites, resources or tools maintained by third parties over whom we have no control. We are not responsible or liable for the privacy or security practices of other web sites or the misuse of information by other web sites.
The above disclaimers and limitations of liability are applicable to the fullest extent permitted by law, whether in contract, statute, delict (including, without limitation, negligence) or otherwise. We reserve the right to amend the contents of this Terms of Use. The amended version will be available on the website. If you have any questions, you may use the contact us feature on this website.
It is your responsibility to be aware of any such revised Terms of Use by reading this webpage. Your continued use of this website and web applications following changes to these Terms of Use constitutes your agreement to the revised Terms of Use.
Privacy Policy - Effective February, 2024.
This Privacy Policy (“Policy”) describes how we collect, process, and share your Personal Data. We also describe Users' rights and choices with respect to how we process your personal data and other important information. Please read this Policy carefully.
For further information related to our Human Resources Privacy Policy, please click here. For individuals, customers, partners and suppliers based in the Republic of South Africa, please click here for our South African PAIA Manual. For further information regarding our Information Security Policy, please click here.
Who We Are
This is the Policy of DataBalk Inc. (“DataBalk,” “us,” “our,” or “we”), is a corporartion based located at Europalaan 101, 3526 KR Utrecht, Province: Utrecht
Applicability
This Privacy Policy applies to our “Services” which include our websites that link to/post this Privacy Policy, (including any subdomains or mobile versions the “Site(s)”), our GRIP, CRM, CMS and other software applications (“Platform”), and DataBalk's mobile applications (the “Mobile App(s)”).
Agreement
This Policy is incorporated into the Terms of Use governing your use of any of our Services. Any capitalized terms not defined in this Privacy Policy will have the definitions provided in our Terms of Use.
Your use of our Services indicates your acknowledgement of practices described in this Policy.
Third Parties and Our Role
DataBalk is a service provider to housing corporations (our “Clients”). Our Services enable our Clients, Tenants and Partners to manage housing and maintenance applications, incidents and requests.
This Policy only addresses how DataBalk processes Personal Data. This Policy does not apply to our Clients, or describe how our Clients process Personal Data, including the Personal Data we collect or process on their behalf. Our Clients may process your Personal Data (including while using our Service) in ways that are not described in, or that are different from, the practices described in this Policy.
This Policy also does not apply to information processed by other third parties, for example, when you visit a third-party website or interact with third-party services. Please review any third party’s privacy policy before disclosing information to them.
Processing of Personal Data
Types of Personal Data We Process
We may process the following categories of data that relate to identified or identifiable individuals (“Personal Data”)
Note: Specific Personal Data elements listed in each category are only examples and may change):
Identity Data: Personal Data about you and your identity, such as your name, ID/driver’s license number, gender, date of birth, photo/avatar, username, persistent user identifiers/ID number, and biographical information.
Contact Data: Personal Data used to contact an individual, e.g. email address(es), physical address(es), phone number(s), or usernames/handles for online services.
Device/Network Data: Personal Data relating to your device, browser, or application, e.g. IP addresses, MAC addresses, application ID/AdID/IDFA, identifiers from cookies, session navigation history and similar browsing metadata, and other data generated through applications and browsers, including cookies and similar technologies.
Audio/Visual Data: Personal Data contained in connection with audio or visual recordings or other audio/video content.
Request Data: Information about a reported requests, including:
“Request Metadata” comprised of general information DataBalk creates about an housing or maintenance request, such as request type, request category, and location. Request Metadata may include Personal Data such as Device/Network Data or Location Data, but will not include Identity Data or Special Category Data.
“Rental and Maintenance Records” comprised of content provided by Client Users, such as descriptions of the request and response, and other content or records they append to the request report relating to the request or individual reporting the request. Request Records may include Personal Data and Special Category Data to the extent provided by the Client User.
Inference Data: Personal Data inferred about personal characteristics and preferences, such as demographics, interests, behavioral patterns, psychological trends, predispositions, or behavior.
Location Data: Personal Data relating to your precise location, such as information collected through your device’s GPS, WiFi, or other precise localization service.
Special Category Data: Personal Data revealing racial, national, or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, health information, or information relating to sex life or sexual orientation.
How We Collect Personal Data
We collect Personal Data in various ways, which vary depending on the context in which we process that Personal Data:
Data we collect from you: We collect Personal Data from you directly, for example, when you complete a registration form or directly interact with our Service.
Data we receive from others: We receive Personal Data from third parties with whom we or a Client have a relationship. For example, we may receive certain Personal Data from Clients or via integrations with our Clients’ third-party service providers.
Data collected automatically: We may collect certain Personal Data automatically, for example, we collect Device/Network Data automatically using cookies and similar technologies when you browse our Site.
How we Process Personal Data: Client Services
Client User Account Registration
Data: We process Identity Data, Device/Network Data, and Contact Data when Client Users register and create an account on our Services.
Uses: On behalf of the Client, we use Identity Data, Device/Network Data and Contact Data as necessary to create, maintain, and provide Client Users with information about their account and services/features they request. Subject to Users’ rights and choices, we may also use Identity Data and Device/Network Data in connection with aggregate analytics and internal processes and service improvement, and we may use your Contact Data in connection with marketing communications.
Platform Use
Data: We process Identity Data, Contact Data, and Device/Network Data when Client Users access and use our Platform.
Uses: On behalf of the Client, we use Identity Data, Device/Network Data, and Contact Data as necessary to provide our Service, operate the Platform, and carry out the processes and transactions the Client or its Client Users request. Subject to Users’ rights and choices, we may also use Identity Data and Device/Network Data to improve our Services and in connection with aggregate analytics and internal processes and service improvement.
Mobile Application
Data: If you use our Mobile Apps, we typically process Identity Data, Contact Data, Device/Network Data, and when authorized, Location Data.
Uses: On behalf of the Client, we process the Identity Data, Contact Data, Device/Network Data, and Location Data as necessary to create your account and deliver the Service and fulfill Clients’ and Client Users’ requests. Where authorized by the Client or Client User (as appropriate) and subject to Users’ rights and choices, we may also process Identity Data, Contact Data, Device/Network Data, and Location Data on the Client’s behalf in connection with Client User location tracking and reporting to the Client, for duty assignment and equipment tracking, and to populate or append to Request Reports. Finally, Subject to Users’ rights and choices, we may use the Identity Data, Device/Network Data, and Location Data in connection with aggregate analytics and internal processes and service improvement.
Request Communications and Reports
Data: When someone calls in or otherwise reports a request to a Client, or where a Client User reports or responds to a request, on behalf of that Client, we may process Identity Data, Audio/Visual Data, Contact Data, Device/Network Data, Request Data, and Inference Data. When authorized, we may also collect Location Data if the reporting/responding party chooses to share their location or additional Audio/Visual Data if the reporting/responding party chooses to share video or images from their device. This Personal Data may contain or reveal Special Category Data.
Uses: Identity Data, Audio/Visual Data, Contact Data, Device/Network Data, Request Data, and Inference Data used in Request Reports are processed by DataBalk on behalf of its Clients as necessary to perform the services requested by Client (e.g. emergency response functions, call recording and analysis, request documentation, request analysis and management, etc.) Additionally, subject to Users’ rights and choices, we may process Device/Network Data or Location Data included in any Request Metadata in connection with aggregate analytics and internal processes and service improvement.
How We Process Personal Data: DataBalk
Cookies and Similar Technologies
Data: We, and certain third parties, may process Device/Network Data and Inference Data when you interact with cookies and similar technologies on our Site. We may receive this data from third parties to the extent allowed by the applicable partner. Please note that the privacy policies of third parties may apply to these technologies and information collected.
Uses: In connection with our legitimate interests in providing and improving the user experience and efficiency of our Services, and understanding information about the devices and demographics of visitors to our Services, we use the Device/Network Data and Inference Data (i) for “essential” or “functional” purposes, such as to enable various features of the Services such as your browser remembering your username or password, maintaining a session, or staying logged in after a session has ended; and (ii) for analytics and site performance purposes, such as tracking how the Services are used or perform, how users engage with and navigate through the Services, what sites users visit before visiting our Services, how often they visit our Services, and other similar information.
Note: Some of these technologies can be used by third parties to identify you across platforms, devices, sites, and services. Clients may also have access to information, such as reports and analytics, generated through these services. See Users’ rights and choices for information on how to opt out of the use of these technologies.
Marketing Communications
Data: We may process Identity Data, Device/Network Data and Contact Data in connection with email marketing communications, including, where allowed: (i) when you register for an account, and choose to enroll, or are enrolled by the Client, to receive marketing communications; (ii) when you contact us directly, or express an interest in our products and services; and (iii) when you open or interact with our marketing communications.
Uses: We use Identity Data and Contact Data as necessary to provide marketing communications, and consistent with our legitimate business interests, we may send you marketing and promotional communications if you sign up for such communications or purchase services from us. We may also process Device/Network Data and Contact Data when you interact with our communications in connection with our interest in understanding communication response and open rates. See Users’ rights and choices for information about how you can limit or opt out of this processing.
Aggregate Analytics
Data: We process Identity Data, Device/Network Data, Request Data, Inference Data, and Location Data, in connection with our creation of aggregate analytics.
Uses: Subject to Users’ rights and choices, we use this data to create aggregate analytics relating to trends in how our Services are used and perform, about request response patterns and response times, device usage, request trends, to understand which aspects of our products and services most relevant to users, and to create other reports regarding patents in requests and the use of our Services that we or our Client may request from time to time. Aggregate analytics will not contain information from which an individual may be reasonably re-identified.
Internal Processes and Service Improvement
Data: We process Identity Data (de-identified so that an individual is not personally identifiable), Device/Network Data, Request Data, Inference Data, and Location Data in connection with our work improving our internal processes and our Service.
Uses: We may use any Personal Data we process through our Services as necessary in connection with our business interests in improving the design of our Services, to create a personalized user experience (such as greeting you by name, or associating Client Users with Clients and Platform versions), and for ensuring the security and stability of the Platform. Additionally, we may use this data to understand what parts of our Services are most relevant to users, how users interact with various aspects of our Platform, how our Services perform or fail to perform, etc., or we may analyze use of the Services to determine if there are specific activities that might indicate an information security risk to the Services or our Clients and Authorized Users. We may also use this information in connection with the provision of new features, products, and analytics tools to be used by other Clients. See Users’ rights and choices for information about how you can limit or opt out of this processing.
How We Process Personal Data: Other
If we process Personal Data in connection with our Services in a way not described in this Policy, this Policy will still apply generally (e.g. with respect to Users’ rights and choices) unless otherwise stated when you provide it.
Note that we may, without your consent or further notice to you, and to the extent required or permitted by law, process any Personal Data subject to the Policy for purposes determined to be in the public interest or otherwise required by law. For example, we may process information as necessary to fulfil our legal obligations, to protect the vital interests of any individuals, or otherwise in the public interest or as required by a public authority. Please see the data sharing section for more information about how we disclose Personal Data in extraordinary circumstances.
Data Sharing
Information we collect may be shared with a variety of parties, depending upon the purpose for and context in which that information was provided. We generally transfer Personal Data to the following categories of recipients:
Clients: We process data on behalf of Clients and may share Personal Data with Clients to the extent such information was provided to us for processing on the Client’s behalf, subject to the data sharing choices and configurations made by the Client. For example, any Request Data, Identity Data, Contact Data, Location Data, Device/Network Data, Audio/Visual or other Personal Data provided by a Client User or processed on the Client’s behalf may be shared with Clients.
Client Users: Depending on the settings of the Client, we may share certain information about Client Users with other Client Users, such as Identity Data, Contact Data, Device/Network Data, Audio/Visual and/or Location Data when (i) a Client User is responding to a request; (ii) when a Client User is associated with a Client that authorizes sharing of other Client Users for operational reasons; and (iii) when Client Users are logged in to the Mobile App.
Business Purposes: In connection with our general business operations, product/service improvements, to enable certain features, and in connection with our other legitimate business interests or other business purposes, we may share your Personal Data with service providers or subprocessors who provide certain services or process data on our behalf. For example, we may use cloud-based hosting providers to host our services or may disclose information as part of our own internal operations, such as security operations, internal research, etc. When we disclose information for business purposes we may disclose Identity Data, Contact Data, Device/Network Data, Audio/Visual Data, Inference Data, Request Data, Location Data, and Special Category Data.
Affiliates: In order to streamline certain business operations, develop products and services that better meet the interests and needs of our customers, and inform our customers about relevant products and services, we may share your Personal Data with any of our current or future affiliated entities, subsidiaries, and parent companies.
Successors: Your Personal Data may be shared if we go through a business transition, such as a merger, acquisition, liquidation, or sale of all or a portion of our assets. For example, Personal Data may be part of the assets transferred, or may be disclosed (subject to confidentiality restrictions) during the due diligence process for a potential transaction.
Lawful Recipients: In limited circumstances, we may, without notice or your consent, access and disclose your Personal Data, any communications sent or received by you, and any other information that we may have about you to the extent we believe such disclosure is legally required, to prevent or respond to a crime, to investigate violations of our Terms of Use, or in the vital interests of us or any person.
Note: these disclosures may be made to governments that do not ensure the same degree of protection of your Personal Data as your home jurisdiction. We may, in our sole discretion (but without any obligation), object to the disclosure of your Personal Data to such parties.
Terms & Privacy
Terms of Use
By using this website and its web applications, you agree to the following Terms of Use. “DataBalk” refers to DataBalk B.V. a registered company in the Netherlands.
Intellectual Property (IP) rights unless otherwise indicated, the website, web applications and its contents are provided by us which are protected by copyright and other laws of the United States of America and/or foreign countries. We reserve all intellectual property rights not expressly granted in these Terms of Use.
You may not use any of the content and relevant information, marks or logos in any press release, advertisement, or other promotional or marketing material or media, whether in written, oral, electronic, visual or any other form, except if expressly permitted in writing by DataBalk. To request this written permission, use the contact us feature on this website.
Disclaimer
This website (including without limitation any content or other part thereof) contains general information only, and should not be regarded as professional advice or services.
This website is provided as is, and we make no express or implied representations or warranties regarding it. DataBalk will not be liable for any loss, harm, damage, expense, claim or complaint caused by the use of this website
Limitation of liability
Your use of this website and web applications is at your own risk and you assume full responsibility and risk of loss resulting from your usage, including, without limitation, with respect to loss of service or data.
DataBalk does not warrant that this website will be secure, error-free or free from viruses or malicious code. Certain links on this website may lead to websites, resources or tools maintained by third parties over whom we have no control. We are not responsible or liable for the privacy or security practices of other web sites or the misuse of information by other web sites.
The above disclaimers and limitations of liability are applicable to the fullest extent permitted by law, whether in contract, statute, delict (including, without limitation, negligence) or otherwise. We reserve the right to amend the contents of this Terms of Use. The amended version will be available on the website. If you have any questions, you may use the contact us feature on this website.
It is your responsibility to be aware of any such revised Terms of Use by reading this webpage. Your continued use of this website and web applications following changes to these Terms of Use constitutes your agreement to the revised Terms of Use.
ISO/IEC 27001:2022 Information Security Management Compliance
DataBalk is aligning systems and services to ISO/IEC 27001:2022 for the integration of the housing request workflow from tenant to provider. ISO/IEC 27001 framework is the international standard for information security management systems (ISMS), audits and requirements. They also enable organizations of all sectors and sizes to manage the security of assets such as financial information, intellectual property, employee data and information entrusted by third parties.
Users’ Rights and Choices
Users’ Rights
To the extent required under applicable law, and subject to our rights to limit or deny access/disclosure under applicable law, you may have the following rights in your Personal Data. You may exercise your rights by contacting us at the address below.
Note: DataBalk is primarily a processor of its Clients’ personal data. We may notify Clients of your rights requests, however, we may be unable to directly fulfill rights requests regarding Personal Data unless we are the control that information, or have the necessary rights of access. DataBalk may not have access to or control over all or some Personal Data controlled by Clients. Please contact the Client directly for data rights requests regarding Client-controlled information, and we will assist the Client as necessary to complete your request.
Access: You may receive a list of your Personal Data that we process to the extent required and permitted by law.
Rectification: You may correct any Personal Data that we hold about you to the extent required and permitted by law. You may be able to make changes to much of the information you provided directly via the Service via your account settings menu.
Erasure: To the extent required by applicable law, you may request that we delete your Personal Data from our systems.
Data Export: To the extent required by applicable law, we will send you a copy of your Personal Data in a common portable format of our choice.
Direct Marketing: Clients may request a list of Personal Data we have disclosed about you to third parties for direct marketing purposes during the preceding calendar year. This request must be written, signed, and mailed to us.
Regulator Contact: You may have the right to contact or file a complaint with regulators or supervisory authorities about our processing of Personal Data. To do so, please contact your local data protection or consumer protection authority.
Note: We may require that you provide additional Personal Data to exercise these rights, e.g. information necessary to prove your identity.
Users’ Choices
It is possible for you to use some of our Services without providing any Personal Data, but you may not be able to access certain features or view certain content. To the extent required under applicable law, and subject to our rights under applicable law, you may have the following choices regarding the Personal Data we process.
Note: DataBalk processes Personal Data primarily on behalf of its Clients. Some choices may be available only to certain Clients and Client Users, and your choices may be limited based on a Clients’ specifications and requirements.
Consent: If you consent to processing, you may withdraw your consent at any time, to the extent required by law.
Direct Marketing: You have the choice to opt-out of or withdraw your consent to processing related to direct marketing communications. You may have a legal right not to receive such messages in certain circumstances, in which case, you will only receive direct marketing communications if you consent. You may exercise your choice via the links in our communications or by contacting us re: direct marketing. To opt-out of the collection of information relating to email opens, configure your email so that it does not load images in our emails.
Location Data: You may control or limit Location Data that we collect using our Mobile App by changing your preferences in your device’s location services preferences menu, or through your choices regarding the use of Bluetooth, WiFi, and other network interfaces you may use. Additionally, to disable tracking and sharing of location data collected through our Mobile App, you can disable location services for DataBalk in your settings menu, log out of the Mobile App or close your web browser.”
Cookies and Similar Tech: If you do not want information collected using cookies and similar technologies, you can manage/deny cookies (and certain technologies) using your browser’s settings menu, or any menus we may make available to you. You must opt out of third party services directly via the third party. For example, to learn more about or opt-out of Google’s analytics services, visit Google Analytics Terms of Use, the Google Privacy Policy, or Google Analytics Opt-out. Please note, currently our Service does not respond to your browser’s do-not-track request.
Other Processing: You may have the right under applicable law to object to our processing of your Personal Data that we undertake without your consent as in connection with our legitimate business interests. You may do so by contacting us re: data rights requests. Note that we may not be required to cease, or limit processing based solely on that objection, and we may continue processing cases where our interests in processing are balanced against individuals’ privacy interests.
Security
We follow and implement reasonable security measures to safeguard the Personal Data we process. However, we sometimes share Personal Data with, or process data on behalf of third parties, as noted above. While we may require our service providers to follow certain security practices, we do not have control over and will not be liable for third parties’ security processes. We do not warrant perfect security and we do not provide any guarantee that your Personal Data or any other information you provide us will remain secure.
Data Retention
We retain Personal Data for the periods stated above, or if none, for so long as it remains relevant to its purpose or for so long as is required by law (if longer). As we process Personal Data on behalf of Clients, we may retain information for the periods requested by the Client or delete information upon the Client’s request. We will review retention periods periodically, and if appropriate, we may de-identify or anonymize data held for longer periods.
Minors
Our Services are intended for use by Clients and Client Users and are neither directed at nor intended for direct use by individuals under the age of 16. Do not access or use the Services if you are not of the age of majority in your jurisdiction.
International Transfers
We operate and use service providers located in the United States. If you are located outside the Netherlands., your Personal Data may be transferred to the Netherlands. The Netherlands. may not provide the same legal protections of Personal Data as your home country. If you are a resident of the European Union, your Personal Data may be transferred pursuant to the Standard Contractual Clauses, or other adequacy mechanisms, or pursuant to exemptions provided under EU law.
Changes to Our Privacy Policy
We may change this Privacy Policy from time to time. Changes will be posted on this page with the effective date. Please visit this page regularly so that you are aware of our latest updates. Your acknowledgement of these changes, or use of the Services following notice of any changes (as applicable) indicates your acceptance of any changes.